Quickbase Builder
A complete Guide to Navigate and Use Quickbase
VKIITS PRIVATE LIMITED
Prepared by,Introduction
1.App planning Basics
Define your app purpose
Identify Users and Roles
Structure Your Data
Design Forms and Reports
Automate Workflows
Set Up Dashboards
Test and Iterate
2.App Management
Manage App Properties
Show App Info
Manage App Contents
Manage The App
3.Introduction to Forms
Key Field
Customizing Fields
Form Rule
Organizing a Form
4.Emails,Notifications and Reminders
5.Formula
Formula
Formula Resources
Formula Field types
6.Introduction to Relationships
Reference Field
Lookup Field
Summary Field
Reference Field
Report Link Field
7.Roles and Permissions
Key Aspects of Roles
Common default Roles
Quickbase Builder (క్విక్‌బేస్ బిల్డర్)
App Planning Basics (యాప్ ప్లానింగ్ బేసిక్స్)
Planning an app in Quickbase involves defining workflows, structuring data, and configuring user access. (క్విక్‌బేస్‌లో ఒక యాప్‌ను ప్లాన్ చేయడం అంటే వర్క్‌ఫ్లోలను సెట్ చేయడం, డేటాను ఎలా పెట్టాలో నిర్ణయించడం, మరియు యూజర్ యాక్సెస్‌ను కాన్ఫిగర్ చేయడం.)
Define Your App’s Purpose (మీ యాప్ ఉద్దేశ్యాన్ని నిర్ణయించండి)
Identify the problem your app will solve. (మీ యాప్ ఏ సమస్యను పరిష్కరిస్తుందో గుర్తించండి.)
Example: To track sales leads and manage customer follow-ups. (ఉదాహరణ: సేల్స్ లీడ్స్‌ను ట్రాక్ చేయడానికి మరియు కస్టమర్ ఫాలో-అప్‌లను మేనేజ్ చేయడానికి.)
Identify Users and Roles (యూజర్లు మరియు వారి పాత్రలను గుర్తించండి)
Determine who will use the app (e.g., Admins, Managers, Employees). (యాప్‌ను ఎవరు వాడతారో (ఉదా. అడ్మిన్‌లు, మేనేజర్లు, ఉద్యోగులు) నిర్ణయించండి.)
Example: Sales Reps (can add/edit their leads), Sales Managers (can see all team leads), Admins (can change the app). (ఉదాహరణ: సేల్స్ రెప్స్ (వారి లీడ్స్‌ను యాడ్/ఎడిట్ చేయగలరు), సేల్స్ మేనేజర్లు (టీమ్ లీడ్స్ అన్నీ చూడగలరు), అడ్మిన్‌లు (యాప్‌ను మార్చగలరు).)
Structure Your Data (మీ డేటాను ఒక పద్ధతిలో పెట్టండి)
Identify tables (e.g., Customers, Projects, Tasks). (టేబుల్స్‌ను గుర్తించండి (ఉదా. కస్టమర్లు, ప్రాజెక్టులు, టాస్క్‌లు).)
Define fields (e.g., Name, Status, Due Date). (ఫీల్డ్స్‌ను డిఫైన్ చేయండి (ఉదా. పేరు, స్టేటస్, గడువు తేదీ).)
Set up relationships (e.g., One Project → Many Tasks). (సంబంధాలను సెటప్ చేయండి (ఉదా. ఒక ప్రాజెక్ట్‌కు → చాలా టాస్క్‌లు).)
Design Forms and Reports (ఫారమ్స్ మరియు రిపోర్టులను డిజైన్ చేయండి)
Customize forms for data entry. (డేటా ఎంట్రీ కోసం ఫారమ్‌లను కస్టమైజ్ చేయండి.)
Create reports for tracking progress. (పురోగతిని ట్రాక్ చేయడానికి రిపోర్టులను సృష్టించండి.)
Automate Workflows (వర్క్‌ఫ్లోలను ఆటోమేట్ చేయండి)
Use Pipelines to automate approvals, notifications, and data updates. (ఆమోదాలు, నోటిఫికేషన్లు, మరియు డేటా అప్‌డేట్‌లను ఆటోమేట్ చేయడానికి పైప్‌లైన్‌లను వాడండి.)
Example: Automatically send an email notification to a manager when a new high-priority lead is created. (ఉదాహరణ: ఒక కొత్త హై-ప్రయారిటీ లీడ్ క్రియేట్ అయినప్పుడు మేనేజర్‌కు ఆటోమేటిక్‌గా ఇమెయిల్ నోటిఫికేషన్ పంపడం.)
Set Up Dashboards (డాష్‌బోర్డులను సెటప్ చేయండి)
Create personalized dashboards with key metrics. (ముఖ్యమైన వివరాలతో పర్సనలైజ్డ్ డాష్‌బోర్డులను సృష్టించండి.)
Example: A dashboard for a sales manager showing total leads this month, conversion rate, and top performers. (ఉదాహరణ: ఒక సేల్స్ మేనేజర్ కోసం ఈ నెల మొత్తం లీడ్స్, కన్వర్షన్ రేట్, మరియు టాప్ పెర్ఫార్మర్లను చూపే డాష్‌బోర్డ్.)
Test and Iterate (టెస్ట్ చేసి మెరుగుపరచండి)
Test the app with real users. (నిజమైన యూజర్లతో యాప్‌ను టెస్ట్ చేయండి.)
Gather feedback and make improvements. (ఫీడ్‌బ్యాక్ తీసుకుని, మార్పులు చేయండి.)
App Management (యాప్ మేనేజ్‌మెంట్)
Manage App Properties: You can change the app name, description, date/time options, and security settings here. (యాప్ ప్రాపర్టీలను మేనేజ్ చేయండి: ఇక్కడ మీరు యాప్ పేరు, వివరణ, తేదీ/సమయం ఆప్షన్లు, మరియు సెక్యూరిటీ సెట్టింగ్‌లను మార్చవచ్చు.)
Show App Info: View key details about an application, including its name, description, owner, App ID, and creation date. (యాప్ సమాచారం చూపించు: యాప్ పేరు, వివరణ, యజమాని, యాప్ ID, మరియు క్రియేట్ చేసిన తేదీ వంటి ముఖ్య వివరాలను చూడండి.)
Manage App Contents: Manage file attachments, notifications, and reports. You can also delete all data from a table. (యాప్ కంటెంట్‌ను మేనేజ్ చేయండి: ఫైల్ అటాచ్‌మెంట్‌లు, నోటిఫికేషన్లు, మరియు రిపోర్టులను మేనేజ్ చేయండి. మీరు ఒక టేబుల్ నుండి మొత్తం డేటాను కూడా డిలీట్ చేయవచ్చు.)
Manage The App: Transfer ownership or make a copy of the entire app. (యాప్‌ను మేనేజ్ చేయండి: యాజమాన్యాన్ని బదిలీ చేయండి లేదా మొత్తం యాప్‌ను కాపీ చేసుకోండి.)
Introduction to Forms (ఫారమ్స్‌కు పరిచయం)
Key Field: A unique identifier for each record in a table. By default, Quickbase uses the Record ID#. (కీ ఫీల్డ్: ఒక టేబుల్‌లోని ప్రతి రికార్డ్‌కు ఒక ప్రత్యేకమైన గుర్తు (Identifier). డిఫాల్ట్‌గా, క్విక్‌బేస్ రికార్డ్ ID#ను వాడుతుంది.)
Example: In an "Employees" table, you could change the key field to a custom "Employee ID" field, as long as each ID is unique. (ఉదాహరణ: "ఉద్యోగులు" టేబుల్‌లో, ప్రతి ID ప్రత్యేకంగా ఉన్నంత వరకు మీరు కీ ఫీల్డ్‌ను కస్టమ్ "ఎంప్లాయీ ID" ఫీల్డ్‌కు మార్చవచ్చు.)
Customizing Fields: You can edit field labels, make fields required, and adjust other properties. (ఫీల్డ్స్‌ను కస్టమైజ్ చేయడం: మీరు ఫీల్డ్ లేబుల్స్‌ను ఎడిట్ చేయవచ్చు, ఫీల్డ్స్‌ను తప్పనిసరి చేయవచ్చు, మరియు ఇతర ప్రాపర్టీలను మార్చవచ్చు.)
Form Rule: Create forms that behave differently based on specific conditions. (ఫారమ్ రూల్: కొన్ని షరతుల ఆధారంగా విభిన్నంగా ప్రవర్తించే ఫారమ్‌లను సృష్టించడం.)
Example: IF the "Status" is "Completed", THEN make the "Completion Date" field required. (ఉదాహరణ: ఒకవేళ "స్టేటస్" "పూర్తయింది" అయితే, అప్పుడు "పూర్తయిన తేదీ" ఫీల్డ్‌ను తప్పనిసరి చేయండి.)
Organizing a Form: Structuring the layout of fields to improve usability. (ఫారమ్‌ను ఆర్గనైజ్ చేయడం: వాడకాన్ని మెరుగుపరచడానికి ఫీల్డ్స్ లేఅవుట్‌ను సరిగ్గా పెట్టడం.)
Example: Group related fields like "Street", "City", "State", and "Zip Code" together in a section called "Address". (ఉదాహరణ: "వీధి", "నగరం", "రాష్ట్రం", మరియు "జిప్ కోడ్" వంటి సంబంధిత ఫీల్డ్స్‌ను "చిరునామా" అనే సెక్షన్‌లో కలిపి పెట్టండి.)
Emails, Notifications, and Reminders (ఇమెయిల్స్, నోటిఫికేషన్లు, మరియు రిమైండర్లు)
Email Notifications: Triggered when a record is added, modified, or deleted. (ఇమెయిల్ నోటిఫికేషన్లు: ఒక రికార్డ్ యాడ్, మోడిఫై, లేదా డిలీట్ అయినప్పుడు ట్రిగ్గర్ అవుతాయి.)
Example: Notify a manager when a project status changes to "Approved." (ఉదాహరణ: ఒక ప్రాజెక్ట్ స్టేటస్ "ఆమోదించబడింది" అని మారినప్పుడు మేనేజర్‌కు తెలియజేయడం.)
Reminders: Sent before or after a specific date based on a record’s field value. (రిమైండర్లు: ఒక రికార్డ్ యొక్క ఫీల్డ్ విలువ ఆధారంగా ఒక నిర్దిష్ట తేదీకి ముందు లేదా తర్వాత పంపబడతాయి.)
Example: Send a reminder to a salesperson 3 days before a contract expires. (ఉదాహరణ: ఒక కాంట్రాక్ట్ ముగియడానికి 3 రోజుల ముందు సేల్స్‌పర్సన్‌కు రిమైండర్ పంపడం.)
Subscriptions: Users receive scheduled emails containing reports with updated data. (సబ్స్క్రిప్షన్లు: యూజర్లు అప్‌డేట్ చేయబడిన డేటాతో కూడిన రిపోర్టులను షెడ్యూల్డ్ ఇమెయిల్స్‌గా పొందుతారు.)
Example: A weekly report on open customer support tickets. (ఉదాహరణ: ఓపెన్‌లో ఉన్న కస్టమర్ సపోర్ట్ టిక్కెట్లపై వారపు రిపోర్ట్.)
Formula (ఫార్ములా)
In Quickbase, a Formula is an expression that calculates a value based on data from one or more fields. (క్విక్‌బేస్‌లో, ఫార్ములా అనేది ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ ఫీల్డ్‌ల నుండి డేటా ఆధారంగా విలువను లెక్కించే ఒక ఎక్స్‌ప్రెషన్.)
Example (Formula - Numeric): {Unit Price} * {Quantity} calculates the total price. (ఉదాహరణ (ఫార్ములా - న్యూమరిక్): {యూనిట్ ధర} * {పరిమాణం} మొత్తం ధరను లెక్కిస్తుంది.)
Example (Formula - Date): Today() + Days(15) calculates a date 15 days in the future. (ఉదాహరణ (ఫార్ములా - తేదీ): Today() + Days(15) భవిష్యత్తులో 15 రోజుల తేదీని లెక్కిస్తుంది.)
Example (Formula - Checkbox): {Status} = "Completed" returns true (a checked box) if the Status is "Completed". (ఉదాహరణ (ఫార్ములా - చెక్‌బాక్స్): {స్టేటస్} = "పూర్తయింది" అనేది స్టేటస్ "పూర్తయింది" అయితే నిజం (ఒక చెక్ చేసిన బాక్స్) అని చూపుతుంది.)
Example (Formula - URL): "https://www.google.com/search?q=" & URLEncode({Product Name}) creates a Google search link for the product name. (ఉదాహరణ (ఫార్ములా - URL): "https://www.google.com/search?q=" & URLEncode({ఉత్పత్తి పేరు}) ఉత్పత్తి పేరు కోసం గూగుల్ సెర్చ్ లింక్‌ను సృష్టిస్తుంది.)
Example (Formula - Rich Text): "<b>Urgent:</b> " & {Task Name} displays the task name in bold with "Urgent:" before it. (ఉదాహరణ (ఫార్ములా - రిచ్ టెక్స్ట్): "<b>అత్యవసరం:</b> " & {టాస్క్ పేరు} టాస్క్ పేరును "అత్యవసరం:" అని ముందు పెట్టి బోల్డ్‌లో చూపిస్తుంది.)
Introduction to Relationships (సంబంధాలకు పరిచయం)
A relationship is a link between two tables that allows data from a "Parent" table to be referenced in a "Child" table. (సంబంధం అంటే రెండు టేబుల్స్ మధ్య ఉండే లింక్, ఇది "పేరెంట్" టేబుల్ నుండి డేటాను "చైల్డ్" టేబుల్‌లో వాడటానికి అనుమతిస్తుంది.)
Reference Field: The field in the Child Table that stores the key field (usually Record ID#) from the Parent Table. This creates the link. (రిఫరెన్స్ ఫీల్డ్: చైల్డ్ టేబుల్‌లో పేరెంట్ టేబుల్ నుండి కీ ఫీల్డ్‌ను (సాధారణంగా రికార్డ్ ID#) సేవ్ చేసే ఫీల్డ్. ఇదే లింక్‌ను క్రియేట్ చేస్తుంది.)
Lookup Field: A field in the Child Table that pulls and displays data from the Parent Table. (లుకప్ ఫీల్డ్: చైల్డ్ టేబుల్‌లో పేరెంట్ టేబుల్ నుండి డేటాను తెచ్చి చూపించే ఫీల్డ్.)
Example (Reference/Lookup): You have "Customers" (Parent) and "Orders" (Child). The Reference Field in "Orders" links to a customer. A Lookup Field in "Orders" can then pull the Customer Name and display it, so you don't have to type it again. (ఉదాహరణ (రిఫరెన్స్/లుకప్): మీ దగ్గర "కస్టమర్లు" (పేరెంట్) మరియు "ఆర్డర్లు" (చైల్డ్) ఉన్నాయి. "ఆర్డర్లు"లోని రిఫరెన్స్ ఫీల్డ్ ఒక కస్టమర్‌కు లింక్ చేస్తుంది. అప్పుడు "ఆర్డర్లు"లోని లుకప్ ఫీల్డ్ కస్టమర్ పేరును తెచ్చి చూపిస్తుంది, కాబట్టి మీరు దాన్ని మళ్ళీ టైప్ చేయాల్సిన అవసరం లేదు.)
Summary Field: In a Parent Table, it calculates values from related child records. (సమ్మరీ ఫీల్డ్: పేరెంట్ టేబుల్‌లో, ఇది సంబంధిత చైల్డ్ రికార్డుల నుండి విలువలను లెక్కిస్తుంది.)
Example: In a "Customers" table, a summary field can Count the total number of "Orders" for each customer. (ఉదాహరణ: "కస్టమర్లు" టేబుల్‌లో, ఒక సమ్మరీ ఫీల్డ్ ప్రతి కస్టమర్‌కు ఉన్న మొత్తం "ఆర్డర్ల"ను కౌంట్ చేయగలదు.)
Reference Proxy: Lets users pick related records using a meaningful field (like a Name) instead of a Record ID#. (రిఫరెన్స్ ప్రాక్సీ: యూజర్లు రికార్డ్ ID# కు బదులుగా అర్థవంతమైన ఫీల్డ్ (పేరు లాంటిది) ఉపయోగించి సంబంధిత రికార్డులను ఎంచుకోవడానికి అనుమతిస్తుంది.)
Example: Instead of choosing customer "123", you can choose "John Doe" from a dropdown. (ఉదాహరణ: కస్టమర్ "123" ను ఎంచుకోవడానికి బదులుగా, మీరు డ్రాప్‌డౌన్ నుండి "జాన్ డో" ను ఎంచుకోవచ్చు.)
Report Link Field: Creates a dynamic link that shows a filtered report of matching records without a formal relationship. (రిపోర్ట్ లింక్ ఫీల్డ్: ఫార్మల్ సంబంధం లేకుండా సరిపోలే రికార్డుల ఫిల్టర్డ్ రిపోర్ట్‌ను చూపే డైనమిక్ లింక్‌ను సృష్టిస్తుంది.)
Example: In an "Employees" table, a report link can show a list of all "Timesheets" submitted by that employee, by matching the Employee ID. (ఉదాహరణ: "ఉద్యోగులు" టేబుల్‌లో, ఒక రిపోర్ట్ లింక్ ఆ ఉద్యోగి సమర్పించిన అన్ని "టైమ్‌షీట్‌ల" జాబితాను ఎంప్లాయీ ID ని మ్యాచ్ చేసి చూపగలదు.)
Roles and Permissions (పాత్రలు మరియు పర్మిషన్లు)
Roles are used to control user access and permissions within an application. (ఒక యాప్‌లో యూజర్ యాక్సెస్ మరియు పర్మిషన్లను కంట్రోల్ చేయడానికి రోల్స్ వాడతారు.)
User Permissions: Defines what actions users can perform (view, edit, add, delete). (యూజర్ పర్మిషన్లు: యూజర్లు ఏమి చేయగలరో (చూడటం, ఎడిట్ చేయడం, యాడ్ చేయడం, డిలీట్ చేయడం) డిఫైన్ చేస్తుంది.)
Table-Level Access: Set permissions for each role at the table level. (టేబుల్-స్థాయి యాక్సెస్: ప్రతి రోల్‌కు టేబుల్ స్థాయిలో పర్మిషన్లు సెట్ చేయండి.)
Common Default Roles: (సాధారణ డిఫాల్ట్ రోల్స్:)
Administrator: Full control over the app. (అడ్మినిస్ట్రేటర్: యాప్‌పై పూర్తి నియంత్రణ.)
Manager: Can modify most data but may have limited app settings access. (మేనేజర్: చాలా డేటాను మోడిఫై చేయగలరు కానీ యాప్ సెట్టింగ్స్ యాక్సెస్ పరిమితంగా ఉండవచ్చు.)
User/Participant: Can add, view, and modify records as per their role settings. (యూజర్/పార్టిసిపెంట్: వారి రోల్ సెట్టింగ్స్ ప్రకారం రికార్డులను యాడ్, వ్యూ, మరియు మోడిఫై చేయగలరు.)
Read-Only/Viewer: Can only view data but not edit or add anything. (రీడ్-ఓన్లీ/వ్యూయర్: డేటాను మాత్రమే చూడగలరు కానీ ఏమీ ఎడిట్ లేదా యాడ్ చేయలేరు.)
Comments
Post a Comment